¿Cómo está gestionando tu organización los documentos digitales?
La mayoría de las organizaciones han sido reticentes a
digitalizar sus documentos debido a varias razones, entre las que podemos
identificar el desconocimiento sobre cómo implementarlo, la reorganización de
los procesos con el costo que ello implica, invertir en equipamiento.
El 2020 ha tomado a todos por sorpresa y el teletrabajo se ha acelerado, generando un
cambio radical para nuestra cultura laboral. Una de las principales
dificultades observadas fue la necesidad de contar con documentación a mano
(facturas, remitos, planillas, informes, comprobantes).
Tradicionalmente, algunas organizaciones han tenido la
costumbre de almacenar todos sus documentos digitales en uno o varios
servidores dentro del edificio de la misma; esta decisión generalmente ocurre
debido a la necesidad de resguardarlos por cuestiones de seguridad. Otras
veces, los documentos han sido almacenados de manera local en una computadora
dentro de la organización, pero al pasar a un esquema de home office,
simplemente han llevado las computadoras a los hogares de los trabajadores, dispersando
los documentos y dificultando la posibilidad de compartirlos en tiempo y forma
con los grupos de trabajo. En el mejor de los casos, los documentos se
compartieron en la nube; sin embargo este tipo de soluciones trajo aparejado la
duplicación de archivos, falta de claridad para identificar la última versión,
dificultad en la búsqueda de un documento, entre otros problemas.
Resulta fundamental disponer de un Sistema de Gestión de
Documentos Digitales que se adapte a los procesos de la organización. Este tipo
de sistemas debe contemplar varias etapas:
- Captura e importación de documentos (utilización de
scanners, equipos multifunción, cámaras de fotos).
- Extracción, validación y registro de datos (fechas, números,
códigos de barras, códigos QR, reconocimiento de texto).
- Anotaciones de control (insertar sellos, marcas de agua,
códigos de barra).
- Conversión de tipos de archivos (PDF, TIFF, JPG, BMP)
- Archivo digital (almacenamiento, distribución y búsqueda de
documentos)
- Notificaciones e intercambio de datos con otros sistemas
existentes.
Tu organización ¿Cuáles etapas contempla en la gestión de documentos digitales?
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