Escuchamos a menudo la frase “Necesito digitalizar”. Esto surge porque hemos descubierto los beneficios que trae aparejada la digitalización de documentos; sin embargo, el mero hecho de tener los documentos digitalizados no significa que podremos disponer de ellos en tiempo y forma, ya que no tenemos un sistema de gestión que agilice la búsqueda de los mismos.

Digitalizar es el proceso de convertir un documento existente en papel, en un archivo de computadora con algún formato conocido como JPG, BMP, TIFF, PDF, entre otros.

El formato elegido dependerá en gran medida del tratamiento posterior que le demos a ese archivo, para lo cual será necesario un software que permita la gestión del mismo como el almacenamiento, indexación y posterior búsqueda bajo diferentes parámetros.

Podemos realizar el almacenamiento en una carpeta alojada localmente en nuestra computadora, en una carpeta disponible en la red de la organización o en la nube.

La indexación (parámetros que permitirán la posterior búsqueda del documento, como por ejemplo un número de factura, un número de DNI o una fecha) se puede realizar de manera manual, o de manera automática mediante el uso de software.

La eficacia de la búsqueda nos permitirá encontrar un documento específico dentro del universo de archivos digitales que tenemos disponibles, y dependerá en gran medida de los parámetros que hayamos elegido en el paso previo de la indexación.