¿Cómo está gestionando tu organización los documentos digitales?

2021-03-26 00:00:00

La mayoría de las organizaciones han sido reticentes a digitalizar sus documentos debido a varias razones, entre las que podemos identificar el desconocimiento sobre cómo implementarlo, la reorganización de los procesos con el costo que ello implica, invertir en equipamiento.

El 2020 ha tomado a todos por sorpresa y el teletrabajo se ha acelerado, generando un cambio radical para nuestra cultura laboral. Una de las principales dificultades observadas fue la necesidad de contar con documentación a mano (facturas, remitos, planillas, informes, comprobantes).

Tradicionalmente, algunas organizaciones han tenido la costumbre de almacenar todos sus documentos digitales en uno o varios servidores dentro del edificio de la misma; esta decisión generalmente ocurre debido a la necesidad de resguardarlos por cuestiones de seguridad. Otras veces, los documentos han sido almacenados de manera local en una computadora dentro de la organización, pero al pasar a un esquema de home office, simplemente han llevado las computadoras a los hogares de los trabajadores, dispersando los documentos y dificultando la posibilidad de compartirlos en tiempo y forma con los grupos de trabajo. En el mejor de los casos, los documentos se compartieron en la nube; sin embargo este tipo de soluciones trajo aparejado la duplicación de archivos, falta de claridad para identificar la última versión, dificultad en la búsqueda de un documento, entre otros problemas.

Resulta fundamental disponer de un Sistema de Gestión de Documentos Digitales que se adapte a los procesos de la organización. Este tipo de sistemas debe contemplar varias etapas:

Captura e importación de documentos (utilización de scanners, equipos multifunción, cámaras de fotos).
Extracción, validación y registro de datos (fechas, números, códigos de barras, códigos QR, reconocimiento de texto).
Anotaciones de control (insertar sellos, marcas de agua, códigos de barra).
Conversión de tipos de archivos (PDF, TIFF, JPG, BMP)
Archivo digital (almacenamiento, distribución y búsqueda de documentos)
Notificaciones e intercambio de datos con otros sistemas existentes.

Tu organización ¿Cuáles etapas contempla en la gestión de documentos digitales?

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Digitalizar documentos vs. Gestionar documentos digitales

2020-07-31 00:00:00

Escuchamos a menudo la frase “Necesito digitalizar”. Esto surge porque hemos descubierto los beneficios que trae aparejada la digitalización de documentos; sin embargo, el mero hecho de tener los documentos digitalizados no significa que podremos disponer de ellos en tiempo y forma, ya que no tenemos un sistema de gestión que agilice la búsqueda de los mismos.

Digitalizar es el proceso de convertir un documento existente en papel, en un archivo de computadora con algún formato conocido como JPG, BMP, TIFF, PDF, entre otros.

El formato elegido dependerá en gran medida del tratamiento posterior que le demos a ese archivo, para lo cual será necesario un software que permita la gestión del mismo como el almacenamiento, indexación y posterior búsqueda bajo diferentes parámetros.

Podemos realizar el almacenamiento en una carpeta alojada localmente en nuestra computadora, en una carpeta disponible en la red de la organización o en la nube.

La indexación (parámetros que permitirán la posterior búsqueda del documento, como por ejemplo un número de factura, un número de DNI o una fecha) se puede realizar de manera manual, o de manera automática mediante el uso de software.

La eficacia de la búsqueda nos permitirá encontrar un documento específico dentro del universo de archivos digitales que tenemos disponibles, y dependerá en gran medida de los parámetros que hayamos elegido en el paso previo de la indexación.

Cómo elegir una fotocopiadora

2020-03-31 00:00:00

Existe hoy en el mercado una gran variedad de marcas y modelos de fotocopiadoras; te presentamos algunos ítems que te pueden ser de utilidad para elegir el equipo apropiado en función de tus necesidades.

Volumen de trabajo

Antes, la velocidad de impresión era uno de los principales factores para determinar el tamaño del equipo a comprar. En la actualidad, con la evolución de la tecnología, encontramos equipos rápidos pero con una capacidad de trabajo limitada.

Esto cambia el paradigma a la hora de elegir una fotocopiadora, constituyendo el volumen de copiado o impresión el principal determinante. Establecer, por ejemplo, si vamos a imprimir alrededor de 1000, 10.000, 100.000 o más páginas por mes nos dará un parámetro del tipo de equipo a utilizar; si será una máquina de escritorio, de pie, o un sistema de copiado e impresión compuesto por varios módulos.

Tamaño de papel

El tamaño de papel más utilizado depende mucho de la región en la que te encuentres, pero podemos clasificar las fotocopiadoras en equipos que trabajen con formato Carta y A4, formato Oficio, o formato Doble Carta y A3.

Color

Por lo general tendremos preferencia por aquellas impresiones a color por sobre las blanco y negro; pero debemos evaluar el costo por copia en cada tipo de sistema antes de tomar la decisión.

Tipo de conexión

Todas las fotocopiadoras permiten conectarlas a nuestra computadora a través de un cable tipo USB. Este tipo de conexión resulta muy útil ya que la instalación es muy sencilla, sin embargo, puede presentar dificultades si necesitamos imprimir desde varios dispositivos simultáneamente.

Para solucionar el inconveniente anterior, existen en el mercado equipos con conexión a la red que permiten imprimir directamente desde cualquier dispositivo y de forma simultánea.

Otra posibilidad disponible como opcional en algunos modelos y de serie en otros, es la función de WiFi que evita el tendido de cables para conectar la fotocopiadora a la red de la empresa, además de permitir la impresión directa desde celulares o tablets mediante el uso de aplicaciones específicas.

Funciones de acabado

El acabado, es la forma en cómo saldrán las hojas de la fotocopiadora o impresora. ¿Necesitas que las hojas sean impresas en ambas caras? ¿Precisas que salgan abrochadas o perforadas? ¿O requieres que sólo salgan separadas para que puedas clasificarlas en varios juegos? Estas y otras opciones de acabado pueden estar disponibles en los equipos ya sea de manera estándar o como opcionales.

Funciones en la nube

Si bien, esta función no es muy utilizada en la actualidad, es probable que puedas necesitarla, ya que podrías escanear tus documentos y subirlos directamente a la nube a sitios como Google Drive o OneDrive para disponerlos en cualquier momento y cualquier lugar.